El proceso de aceptación de llamadas es un proceso administrativo, único en SASTEL, que permite a los administradores de una empresa recuperar costos por concepto de llamadas personales efectuadas por sus empleados.
La dinámica actual de los negocios obliga a las personas a pasar cada vez más tiempo frente a sus puestos de trabajo. En estas condiciones es inevitable que dentro del horario de trabajo se realicen algunas actividades personales, entre ellas hacer llamadas telefónicas, algunas veces de larga distancia. Ante esta situación muchas empresas enfrentan un dilema: o prohibir las llamadas personales, bajo pena de sanción, y ganarse la antipatía o el malestar de sus empleados; o permitirlas e incurrir en un alto costo.
El módulo de Aceptación de Llamadas de SASTEL es un mecanismo ideal para permitir las llamadas personales, aún de LD y recuperar los costos causados, por medio de un descuento automático por nómina. Se da por descontado que esta actividad es imposible de realizar manualmente en compañías grandes donde es impracticable la revisión manual de las facturas de los operadores para detectar las llamadas personales. Por ejemplo, en una compañía con 100 líneas telefónicas y 200 llamadas de LD por línea, cada empleado debería revisar 20000 llamadas para determinar si alguna de ellas fue personal.
El mecanismo provisto por SASTEL permite cumplir con el principal requisito legal para efectuar un descuento automático por nómina que establece que éste debe ser aprobado por el empleado. La constancia de aprobación tradicional es un documento impreso firmado por el empleado, pero actualmente se aceptan también los medios electrónicos siempre que cumplan con los requisitos de privacidad y veracidad, cumplidos por SASTEL.
Los principales subprocesos del módulo de Aceptaciones son:
• Registro previo de números marcados para identificar automáticamente llamadas personales y empresariales.
• Aceptación automática previa de las llamadas en línea (llamada colgada-llamada aceptada) o aceptación remota (llamadas aprobadas a final de mes en una base de datos independiente).
• Aprobación individual y personal de las llamadas que cada usuario reconoce como personales y que acepta pagar mediante un descuento automático por nómina, por medio de una interfaz amigable que cada usuario ejecuta dentro de una sesión Windows que lo ha certificado previamente como el usuario que dice ser (UserId - Contraseña).
• Consultas de las llamadas detalladas por niveles jerárquicos: un jefe puede consultar las llamadas personales y/o empresariales o indefinidas realizadas por él y por sus subalternos.
• Monitoreo y envío, por correo electrónico, de recordatorios a los usuarios que no han realizado el proceso de Aceptaciones.
• Generación del archivo de descuentos por nómina que se puede importar automáticamente en la aplicación de Recursos Humanos que liquida la nómina periódica de la compañía.
• Definición de cupos en términos de valor para control en línea de lo disponible.
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